Как платят командировочные и сколько

Как оплачиваются командировочные дни – расчет расходов и правила оформления

Как платят командировочные и сколько

Зачастую для исполнения профессиональных обязанностей сотруднику организации приходится на некоторое время поехать в другой город или страну.

Это означает дополнительные расходы для специалиста: на питание, проживание в гостинице, приобретение железнодорожного или авиабилета, оформление визы и другие нужды.

Затраты погашаются работником не из собственного кармана, а из средств компании согласно действующим правилам, по которым оплачивается командировка.

Порядок оплаты служебных поездок

Командировки и материальное вознаграждение за них рассматриваются в ст. 167-168 ТК РФ. В нормативном акте говорится, что за специалистом, отправленным в служебную поездку, сохраняется средний заработок и занимаемая в компании позиции. Фирма-наниматель обязана компенсировать ему траты, связанные с проживанием вдали от дома, – т.е. суточные расходы.

Как оплачиваются командировочные? За основу расчета берется количество дней, потраченных на служебную поездку. В него входят:

  • дни, потраченные на дорогу в оба конца;
  • дни вынужденных простоев;
  • выходные, праздничные даты, попавшие в период поездки.

Полученное число дней умножается на нормативную сумму, закрепленную во внутренних положениях компании. Суточные при командировках определяются фирмой-нанимателем самостоятельно и закрепляются во внутренних документах организации. Законом (ст. 217 НК РФ) установлен их следующий максимальный размер, не предполагающий обложения подоходным налогом:

  • 700 руб. – для внутрироссийских поездок;
  • 2,5 тыс. руб. – для заграничных.

Если компания платит сверх указанного уровня, разницу необходимо обложить НДФЛ.

Минимальный размер суточных законодательно регламентируется. Распространена практика, что рядовым специалистам полагается один уровень компенсации за служебные поездки, руководству организации – увеличенные суммы в зависимости от занимаемой должности. Градация закрепляется приказами и иными внутренними актами фирмы.

Перечисление суточных при однодневной командировке в пределах РФ не предусмотрено действующим законодательством, но фирма-наниматель вправе оговорить оплату компенсации и закрепить коллективным соглашением или приказом руководства.

Какие расходы специалиста возмещаются работодателем?

Что входит в суточные командировочные расходы? Фирма-наниматель обязана возместить следующие траты специалистов:

  • приобретение билетов туда и обратно;
  • оплату жилья (отель, квартира, комната и т.д.);
  • непосредственно суточные – т.е. траты, понесенные на питание и проживание вдали от дома;
  • иные расходы (пример: оформление визы, аэроэкспресс в аэропорт, такси с вокзала до отеля, провоз сверхнормативного багажа и т.д.).

Законодательство регламентирует расчет командировочных, но не диктует, на что специалист вправе тратить суточные.

Подразумевается, что на полученные средства он будет питаться во время поездки, совершать иные расходы, необходимые для создания комфортного проживания вне дома.

Работник не обязан отчитываться в тратах: предоставлять чеки и квитанции, а администрация предприятия не вправе контролировать целесообразность использования денег.

Для подтверждения иных расходов, кроме суточных, специалист в трехдневный срок после возвращения из поездки представляет в бухгалтерию авансовый расчет. К нему прилагаются бланки билетов, чеки, подтверждающие оплату гостиницы и иные траты, связанные с решением рабочих вопросов.

Перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем, открытый. Это означает, что сотрудник получает возврат средств за любые траты, необходимые для профессиональной деятельности вдали от дома, совершенные с согласия фирмы-нанимателя или без него.

Оплачиваются ли выходные, проведенные в отъезде?

Оплата командировки в выходной день имеет нюанс: сотрудник получает зарплату за указанные даты в том случае, если на них распланированы рабочие мероприятия, выпадает дорога домой или к месту выполнения трудовых функций.

Чтобы рассчитать количество дней, за которые специалист должен получить выплату, нужно получить от командированного:

  • Билеты, подтверждающие даты отъезда и возвращения.
  • Служебную записку с отметками принимающей стороны – аналог билетов для сотрудников, передвигавшихся на собственном авто или утерявших билеты.

Суточные за выходные уплачиваются при любом раскладе. Бухгалтер находит общую продолжительность поездки (в днях) и умножает на сумму довольствия, указанную во внутренних положениях компании.

Помимо командировочных специалисту причитается средний заработок. Для субботы, воскресенья и праздников, приходящихся на поездку и предусматривающих рабочие мероприятия, полагается оплата в удвоенном размере или одинарном, но с предоставлением сотруднику в дальнейшем соответствующего количества оплачиваемых отгулов.

Как оплачиваются заграничные командировки?

Большинство организаций прописывают две шкалы суточных во внутренних приказах:

  • для внутрироссийских поездок;
  • для отъездов за пределы страны.

Такие бизнес-трипы рекомендуется оплачивать следующим образом:

  • по «заграничным» нормам – для дней пребывания за рубежом;
  • по «внутрироссийским» – для дня въезда на территорию РФ.

Ориентир для расчета дней – отметки пограничных служб в загранпаспорте специалиста, проставляемые при выезде из страны и въезде.

Командировка за границу может оплачиваться в рублях и в валюте в зависимости от положений внутренних документов компании-нанимателя. Пример: размер суточных может быть номинирован в долларах или евро, но работнику на руки выдается сумма в рублях, рассчитанная по курсу Центробанка.

Как оплатить дни пребывания в рабочей поездке?

Согласно положениям законодательства, оплата командировочных производится исходя из среднего дохода специалиста, исчисленного за 12-ти-месячный период. Если гражданин трудоустроен в компании меньше года, в расчет включается весь период его работы до последнего дня месяца, идущего перед месяцем поездки.

Расчет среднего заработка для командировки осуществляется по формуле:

Сз = З/До* Дк, где

З – выплаты сотруднику за годовой временной интервал, включаемые в расчет (оклад, премии и другие доходы);

До – число дней, фактически отработанных за 12-ти-месячный период;

Дк – количество дней служебной поездки.

С выплат, причитающихся специалисту, находившемуся в поездке, удерживается подоходный налог. Бухгалтерия работодателя обязана начислить и уплатить в ИФНС страховые взносы за специалиста.

Как отразить оплату командировки в бухгалтерском учете предприятия?

Чтобы отразить выплату суточных, бухгалтер должен сделать проводки по командировочным расходам. Ему необходимо посчитать возмещение и показать результат по счетам:

  • Д 26 (20, 23, 25 – в зависимости от должности сотрудника) – К 71 – начисление суточных.
  • Д 71 – К 51 (50) – выплата причитающихся сумм безналичным (наличным) расчетом.
  • Д 26 (20, 23, 25 – согласно должности сотрудника) – К 70 – начисление зарплаты за дни в поездке.
  • Д 70 – К 51 (50) – перечисление зарплаты на карточку специалиста (выдача на руки из кассы).

Учет командировочных расходов предполагает, что возврат трат, понесенных в поездке, не облагается НДФЛ. Указанные суммы включаются компанией в расчет налога на прибыль и уменьшают его размер в случае, если имеют документальное подтверждение и признаются целесообразными с экономической точки зрения.

Аванс на командировочные расходы или постоплата по факту совершенной поездки – обязанность работодателя, регламентированная законодательно. Так фирма возмещает расходы специалиста, понесенные на бизнес-путешествие, необходимое для исполнения служебных обязанностей. На период отсутствия за сотрудником сохраняется занимаемая должность и средний оклад.

Источник: https://trud.guru/rabota/oplata-komandirovki.html

Как правильно оплатить командировку в 2020 году

Как платят командировочные и сколько

Бухгалтерия Оплата командировки — это лимитированные выплаты, гарантированные Трудовым кодексом. Расскажем, как оплачиваются командировочные дни в 2020 году. Определим ключевые условия для бюджетной организации, а также рассмотрим, что изменилось, в сравнении с прошлыми периодами.

31 марта 2019 Евдокимова Наталья

Если работник отправляется в служебную командировку, то работодатель, то есть руководитель бюджетного учреждения, должен обеспечить такому специалисту возмещение его затрат. Такие расходы связаны не только с покупкой билетов или арендой гостиничного номера.

Дополнительно в оплату за командировку включаются расходы, которые направлены на компенсацию неудобств, связанных с проживанием вне места основного жилья, то есть суточные.

Это не окончательный перечень гарантий. По статье 168 ТК РФ наниматель должен гарантировать сохранение рабочего места и оплату по среднему заработку командировки.

Состав командировочных расходов:

  1. Средняя зарплата за дни пребывания в служебной поездке. Рассчитывается по среднему за 12 месяцев, предшествующих месяцу командирования.
  2. Суточные. В организации должен быть установлен лимит для оплаты. Законодательных ограничений нет, размер зависит от финансовых возможностей предприятия. Сумма зависит от количества суток командировки.
  3. Транспортные расходы. Включают в себя оплату билетов, комиссии, страховки, а также иные виды затрат. Например, компенсация ГСМ работнику, использующему личный автомобиль в командировке.
  4. Траты на проживание. Допустимо включить оплату гостиничного номера, оплату койко-места или комнаты в общежитии либо плату за съем квартиры посуточно.
  5. Иные расходы, согласованные с работодателем. Например, работник использует личный транспорт для служебной поездки. Траты на содержание автомобиля в пути может оплатить работодатель.

Как оплачивается командировка в 2020 году

Все затраты работника в служебной поездке должны быть компенсированы. Но законодатели предусмотрели ряд рекомендаций по ограничению таких расходов.

Что это значит? Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных.

Но некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

В соответствии со ст. 168 (Трудовой кодекс — командировки) оплата (ее размеры) не ограничивается. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

Командировочные расходы выплачивают авансом. По возвращении специалист составляет авансовый отчет и подтверждает издержки документально. Прикладывает к отчету счета, чеки, билеты, договоры и квитанции. Бухгалтер или ответственное лицо проверяет отчетность, затем подает на утверждение руководству.

О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2020 году».

Расчет среднего заработка для оплаты командировочных

Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007. Основные правила представим в виде инструкции:

  1. Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2020 г., следовательно, расчетный период: февраль 2018 г. – март 2020 г.
  2. Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные случаи.
  3. Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
  4. Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.

Пример расчета

Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2020 г.

Его расчетные данные за период февраль 2018 – март 2020 г.:

Показатели

Периоды, дней

Начисления, рублей

Общее число дней

254

900 000,00

Больничный лист

41

150 000,00

Ежегодный отпуск

28

90 000,00

Итого

185

660 000,00

Среднедневной заработок: 660 000 / 185 = 3567,57 рублей.

Оплата командировки по среднему заработку: 3567,57 × 20 дн. = 71 351,40 рублей.

О том, какими бухгалтерскими записями отразить данные операции в учете, читайте в статье «Как вести учет командировочных расходов в бюджетной организации».

Сверхурочная работа в командировке

Вопрос, как оплачиваются сверхурочные часы в командировке, на законодательном уровне не урегулирован.

Сверхурочной работой считается труд за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако при командировании сотрудников учет отработанного ими времени в поездке не ведется.

Следовательно, нет никаких нормативов для определения нормального времени работы в служебной командировке.

Вопрос стоит и в формах оплаты. Ведь за дни командировки сотрудник получает средний заработок. Это гарантированный вид компенсации, но никак не вид оплаты труда. Следовательно, положения статьи 99 ТК РФ в такой ситуации неприменимы. Но как быть работодателю, ведь ни один из подчиненных не согласится работать бесплатно, тем более сверх установленных норм.

Порядок действий:

  1. Закрепите нормативы. Порядок и размеры оплаты сверхурочных пропишите в положении о командировках. Например, установите, что за первые два часа переработки положена оплата в 1,5-кратном размере среднего заработка. За остальное время сверхурочной работы — в 2-кратном размере. Но доплаты могут быть и больше, в зависимости от финансовых возможностей компании.
  2. Получите согласие работника. Для этого направьте в адрес сотрудника письменное уведомление с предложением о сверхурочном труде. В обращении обязательно укажите информацию о повышенной оплате. Унифицированной формы предложения нет, подготовьте документ в произвольной форме.
  3. Оформите приказ. Получив письменное согласие подчиненного, необходимо оформить распоряжение о привлечении в сверхурочной работе в период командирования.
  4. Обеспечьте учет времени. Это необходимо для оплаты в полном объеме. Используйте табель учета рабочего времени унифицированной формы либо разработайте и утвердите собственные, которые работник будет заполнять для учета переработок и сверхурочных часов.

Если выполнение обязанностей в командировке приходится на ночные часы, то необходимо провести аналогичные действия. Размер оплаты закрепите в положении о командировках.

Обратите внимание, что если на ночные часы, с 00:00 до 06:00, выпадает время в пути, то доплат и надбавок не полагается. Например, если работник возвращается ночным рейсом, оплачивать ночные часы не нужно.

Командировочные в выходные и праздничные дни

То, как оплачиваются дни в командировке, выпадающие на праздники и выходные, зависит от того, работал подчиненный или нет.

Если в выходной или праздник сотрудник не работал, то оплачивать дни по среднему заработку не нужно. Например, специалист направлен в командировку на 10 дней, в том числе 1 праздник и 2 выходных. Начислите средний заработок только за рабочие 7 дней пребывания в служебной поездке.

Суточные платите за все дни, независимо от того, работал специалист или нет. Включите в расчет рабочие сутки, праздничные, выходные, дни в пути и простое, сутки отправления и возврата.

Если сотрудник работал в выходной или праздник, находясь в командировке, то оплатите это время в следующем размере:

  • не менее чем в однократном размере от тарифной ставки (должностного оклада), если сотрудник потребовал предоставить дополнительное время отдыха;
  • не менее чем в двукратном размере от тарифной ставки (должностного оклада), если сотрудник решил отказаться от отгулов.

При исчислении оплаты за работу в выходной и праздник учитывайте не только должностной оклад, но и компенсационные и стимулирующие выплаты, надбавки и доплаты, предусмотренные действующей системой оплаты труда. Например, районные коэффициенты, доплата за стаж, надбавка за квалификацию.

Аналогичный порядок выплат полагается, если работник отправляется в командировку в выходной или праздничный день. Либо возвращается из нее. Например, специалист отправляется в поездку 1 мая. Это праздничный день. Следовательно, работодатель должен предложить двойную ставку или отгул и оплату в однократном размере.

Образец служебной записки по командировке

Скачать

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kak-pravilno-oplatit-komandirovku

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.